Obligation légale, responsabilités, et que faire si un voyageur refuse de signer – même s’il est déjà sur place
Sur les groupes Facebook d’entraide entre conciergeries et hôtes Airbnb, le sujet revient sans cesse :
“Personne ne la fait”,
“C’est trop lourd”,
“Il faut l’envoyer sous 48h sur une plateforme”,
“Et si le voyageur refuse ?”
Résultat : beaucoup d’acteurs de la location saisonnière avancent avec des informations partielles… jusqu’au jour où un voyageur refuse de signer, parfois une fois déjà sur place.
Voici la réalité juridique, sans jargon, et surtout quoi faire concrètement, y compris dans les situations non anticipées.
1) La fiche individuelle de police : une obligation légale, pas une option
In France, tout loueur ou exploitant d’un hébergement touristique (meublé de tourisme, chambre d’hôtes, hôtel, camping, etc.) doit faire remplir une fiche individuelle de police à chaque client de nationalité étrangère (y compris ressortissants de l’Union européenne), dès l’arrivée.
👉 Source officielle – Service-Public.fr
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33458
Ce que prévoit la loi
- La fiche doit être complétée et signée par le voyageur étranger
- Elle doit être conservée pendant 6 mois
- Elle doit être remise uniquement sur demande de la police ou de la gendarmerie
- La transmission peut être dématérialisée
👉 Source – Code de l’entrée et du séjour des étrangers (CESEDA), art. R814-1 (Légifrance)
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033334540/
⚠️ Il n’existe pas d’obligation générale d’envoi automatique sous 24h ou 48h sur une plateforme pour la fiche de police. Cette confusion vient souvent d’autres obligations (taxe de séjour, démarches communales, etc.).
2) Conciergerie sans carte G : peut-elle gérer la fiche de police ?
Oui, en pratique, une conciergerie peut :
- faire remplir la fiche,
- la conserver,
- la transmettre sur demande des autorités,
car il s’agit d’une obligation liée à l’hébergement et à l’ordre public, et non d’un acte de transaction ou de gestion locative au sens de la carte G.
👉 Le point clé n’est pas la carte G, mais la clarté contractuelle :
- qui est juridiquement le loueur/exploitant (souvent le propriétaire),
- qui collecte la fiche,
- qui la conserve,
- qui répond en cas de demande de la police ou de la gendarmerie.
3) RGPD et données personnelles : ce qui est autorisé (et ce qui ne l’est pas)
La CNIL encadre clairement le sujet :
- aucune formalité spécifique à déclarer,
- les données ne peuvent être utilisées que pour cette obligation légale,
- elles ne peuvent être transmises qu’aux forces de l’ordre, sur demande,
- elles doivent être conservées de manière sécurisée puis détruites après 6 mois.
👉 Source – CNIL
https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/fiche-individuelle-de-police-pour-les-clients-etrangers-dun-etablissement-de
👉 Modèle officiel de fiche (arrêté) – Légifrance
https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000031285813/
4) Qui est responsable si la fiche n’est pas faite ?
Les textes visent le loueur / exploitant de l’hébergement.
C’est donc lui qui est juridiquement tenu de l’obligation.
👉 Source – Service-Public.fr
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33458
En pratique
Lors d’un contrôle, l’administration ne s’intéresse pas à savoir “qui devait le faire” :
- elle demande les fiches,
- elle vérifie qu’elles existent et sont produisibles rapidement.
👉 D’où l’importance d’un process clair and a responsable identifié.
5) Le vrai problème : “le voyageur refuse de signer”
C’est rare… jusqu’au jour où ça arrive.
Exemple réel vu sur Facebook :
“Deux voyageurs étrangers refusent de signer la fiche et ne communiquent pas. Ils sont déjà là. Que faire ?”
Distinguer deux choses ESSENTIELLES
A) Le contrat de location / règlement intérieur
Sur Airbnb, un hôte peut demander un contrat uniquement si c’est annoncé avant la réservation.
Sinon, le voyageur peut refuser.
👉 Source Airbnb – Contrats
https://www.airbnb.fr/help/article/465
B) La fiche de police
La fiche de police n’est pas une option contractuelle.
C’est une obligation légale française pour les voyageurs étrangers.
👉 Source – Service-Public.fr
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33458
➡️ Refuser de la remplir empêche légalement la poursuite normale de l’hébergement.
6) “Airbnb dit qu’on ne doit pas vérifier l’identité” : la nuance importante
Airbnb précise que :
- l’hôte ne reçoit pas automatiquement les pièces d’identité,
- MAIS l’hôte peut demander une pièce d’identité après la réservation if :
- c’est annoncé dans l’annonce,
- et nécessaire pour des raisons légales ou de conformité.
👉 Source Airbnb
https://www.airbnb.fr/help/article/1237
➡️ Collecter une fiche de police n’est pas interdit, c’est encadré.
7) CAS D’URGENCE : les voyageurs sont déjà là et refusent de signer
C’est le scénario le plus stressant. Voici la seule procédure à suivre, sans se mettre en tort.
❌ Ce qu’il ne faut JAMAIS faire
- expulser physiquement (“manu militari”),
- bloquer l’accès par la force,
- couper eau / électricité,
- rester silencieux vis-à-vis d’Airbnb.
Ces comportements te mettent immédiatement en risque juridique.
✅ La procédure correcte (pas à pas)
Étape 1 — Tout écrire immédiatement dans la messagerie Airbnb
Message factuel, sans émotion :
“Bonjour,
Conformément à la réglementation française applicable aux hébergements touristiques, une fiche de police doit être complétée par tout voyageur de nationalité étrangère dès l’arrivée.
Malgré plusieurs demandes, vous refusez de compléter ce document obligatoire.
Sans cette formalité légale, nous ne sommes pas en mesure de finaliser votre accueil.”
➡️ C’est la preuve clé.
Étape 2 — Contacter Airbnb immédiatement (téléphone ou chat)
Dire clairement :
- obligation légale française,
- refus explicite du voyageur,
- impossibilité légale de maintenir l’hébergement,
- demande d’annulation sans pénalité.
👉 Demander :
- a numéro de dossier,
- a note au dossier.
Étape 3 — Donner une dernière chance écrite
Toujours dans Airbnb :
“Sans complétion de la fiche de police d’ici XX minutes, nous serons contraints de demander l’annulation de la réservation pour non-respect des obligations légales locales.”
Étape 4 — Annulation via Airbnb
Si Airbnb valide :
- ne pas remettre les clés / accès,
- laisser la plateforme gérer le relogement,
- rester calme et factuel.
➡️ Ce n’est pas une expulsion, c’est une impossibilité légale d’accueil.
8) Et s’ils ont déjà dormi une nuit ?
Même logique :
- tout documenter,
- contacter Airbnb immédiatement,
- ne pas user de la force,
- laisser la plateforme arbitrer.
Airbnb préférera annuler et reloger plutôt que gérer un incident légal local.
9) Comment éviter que ça se reproduise
La fiche de police ne doit jamais être découverte au check-in.
Bonnes pratiques :
- mention claire dans l’annonce,
- message automatique J-2,
- formulaire obligatoire avant remise des clés,
- pas de clés tant que ce n’est pas complété.
10) Conciergerie ↔ propriétaire : se protéger contractuellement
Une clause n’efface pas la loi, mais elle évite le chaos.
À prévoir :
- mandat explicite de collecte,
- désignation du responsable de conservation,
- durée 6 mois + destruction,
- procédure en cas de demande des autorités,
- clause de coopération.
À retenir (phrase clé)
Un voyageur étranger qui refuse de remplir la fiche de police se place lui-même en situation empêchant légalement la poursuite de l’hébergement ; la solution passe par Airbnb et la traçabilité écrite, jamais par la contrainte.
Official sources
- Service-Public.fr – Fiche de police
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33458 - Légifrance – CESEDA art. R814-1
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033334540/ - CNIL – Fiche de police
https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/fiche-individuelle-de-police-pour-les-clients-etrangers-dun-etablissement-de - Légifrance – Modèle officiel
https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000031285813/ - Airbnb – Contrats
https://www.airbnb.fr/help/article/465 - Airbnb – Demande de pièce d’identité
https://www.airbnb.fr/help/article/1237

